A partir de la nostra experiència organitzant diversos congressos, i moltes vegades aprenent a base de prova i error, creiem que hem descobert les claus per fer que el teu congrés destaqui entre la resta i els assistents no l’oblidin. A continuació, us deixem els nostres consells.
Celebrar el congrés en un espai diferent a l’habitual pot ser una manera de fer que el teu esdeveniment sigui més original, creatiu i memorable. Un espai diferent pot estimular els sentits, la imaginació i la curiositat dels assistents. Us deixem per aquí un secret, i és que a vegades, l’espai fa l’esdeveniment.
Però, quin tipus d’espai diferent pots triar per al teu congrés? Hi ha moltes opcions possibles, depenent del tema, del pressupost i de la disponibilitat. Us animem que penseu out of the box i us plantegeu qualsevol tipus d’espai, encara que sembli no-convencional… Des de museus, parcs a l’aire lliure o castells, l’important és que triïs un espai que sigui coherent amb el tema del teu congrés, que sigui accessible per als assistents i que et permeti complir amb els objectius del teu esdeveniment.
Si no tenim l’oportunitat o els recursos per a moure tot el congrés a un espai nou, podem externalitzar alguna part del congrés com, per exemple, el Welcome Reception, algun taller pràctic o el sopar de benvinguda.
A Eternum Events, per exemple,vam organitzar el Welcome Reception dels EMYA 2023 a la terrassa mirador 360º de l’Ajuntament de Barcelona, acompanyat d’un sopar cocktail i una DJ que va ambientar tot el moment.
Un altre exemple que podem compartir-vos des d’Eternum Events és el “Congreso Puerto Sostenible” que vam organitzar a Bilbao, coordinant també el sopar de Gala en el Museu Guggenheim de Bilbao, un espai emblemàtic que va sorprendre a tots els assistents.
Si ens endinsem a l’estructura del congrés, destacaríem que les ponències d’una hora o dues de durada han acabat. La nova tendència és fer ponències de 30-45 minuts. D’aquesta manera, ens assegurem de donar més dinamisme al nostre congrés. Això ens permetrà tenir més ponents, tenir més temps per a fer un altre tipus d’activitats o bé, afegir més pauses (que són mooolt necessàries).
Per què el teu congrés sigui més original, el que hem de fer és utilitzar formats innovadors per a les presentacions. Els formats tradicionals, com són les ponències, les taules rodones o els panells d’experts poden resultar avorrits o monòtons per als assistents. És per això, que pots optar per formats més dinàmics i atractius com, per exemple, les xerrades TED, les presentacions Pecha Kucha, les entrevistes en viu, les demostracions pràctiques, etc. Aquests formats et permetran captar l’atenció dels assistents, generar debat i provocar emocions.
Una altra idea diferent i innovadora és el Visual Thinking. Es tracta, tal com ens explica l’experta Elena Urizar “d’una tècnica de representació gràfica utilitzada per a crear síntesis visuals en conferències, tallers i reunions. Escolta atentament, identifica l’important, l’essència del que s’està tractant, mentre crea es resums en visuals en directe, que contenen imatges i text que simbolitzen el que el ponent explica”.
A més a més, per tal de mantenir l’originalitat et proposem incorporar activitats lúdiques que trenquin la rutina i fomentin la participació i la interacció dels assistents. Aquestes activitats poden ser tallers, jocs, concursos, dinàmiques de grup, espectacles, visites guiades, etc. L’important és que les activitats estiguin relacionades amb el tema del congrés i que aportin valor afegit als assistents, així creant un espai per al networking.
Un altre exemple es el passeig en barca per el riu de bilbao que vam incorporar com a activitat lúdica després del primer dia de congrés, tant ponents com assistentes van tenir accés a aquesta activitat.
No es tracta de canviar radicalment l’estructura del congrés, sinó, simplement de buscar un equilibri entre el tradicional i innovador.
Per últim, no volem deixar de banda els elements sorpresa, com poden ser regals, sortejos, reconeixements, convidats inesperats, etc. D’aquesta manera aconseguirem captar l’atenció del públic. Ah! No us oblideu del marxandatge del kit del congressista Sigueu creatiu i intenteu donar algun detall diferent als que es donen en tots els esdeveniments i que s’adapti a la temàtica i valors del teu congrés.
Si heu arribat fins aquí, estem segures que ja teniu una mica més clar com fer que el vostre congrés es diferenciï dels altres. I si, tot i així, necessiteu una mica més d’orientació, ja sabeu amb qui contactar 😉 Estarem encantades d’ajudar-vos!
